De meterstanden opnemen, het kan een behoorlijke jaarlijkse kriem zijn om dit uit te voeren. Zeker als je honderden huisjes, een restaurant, een bedrijfsruimte en nog meer accommodaties op je vakantiepark of camping hebt staan. Keyplan kan je hierbij helpen! Door Keyplan te gebruiken bij het opnemen van de meterstanden behoud je ten alle tijden overzicht en is de administratie een eitje.
Bulktaken gebruiken
Om te beginnen is het belangrijk om voor elk object waarbij de meterstand opgenomen moet worden een taak aan te maken. Deze taak kun je met een paar drukken op de knop toevoegen aan meerdere objecten. Ga hiervoor in een managers account naar taken, en klik dan op ‘bulk taken’ toevoegen. Deze taak noem je bijvoorbeeld ‘Meterstanden opnemen’ en kun je toewijzen aan de technische dienst. Je kunt er ook voor kiezen om een speciale afdeling voor de meterstanden aan te maken. Op die manier houd je extra veel overzicht.
Meterstanden aflezen en taken afronden
Tijd om de meterstanden af te lezen! Zorg dat een iemand of meerdere personen dit gaan doen, en dat zij ook bij de taken kunnen. Er zijn twee manieren om de meterstanden te administreren. Van elke meterstand wordt een foto gemaakt en deze wordt aan de taak toegevoegd of de meterstand wordt in het notitieveld van de taak getypt. De tweede optie heeft als voordeel dat je alles gelijk uitgetypt hebt, wij zouden dit dus ook zeker aanraden. Werk alle taken af en het werk is gedaan!
Administratie inkijken
Via een managers account of het parkbeheerders account kun je eenvoudig een overzicht exporteren naar Excel. Ga naar ‘taken’ en filter hier op de meterstand taken. Dit kun je doen door de zoekbalk te gebruiken, of de specifieke afdeling te selecteren. Klik vervolgens op het Excel knopje in de filterbalk en een Excel overzicht wordt automatisch gedownload. Heb je de meterstanden getypt bij het afronden van een taak? Dan vind je deze getypt terug in het Excel overzicht. Dat is toch ideaal!
Jaarlijks overzicht
De kracht van Keyplan is dat deze informatie altijd wordt bewaard. Je kunt dus altijd en overal de meterstanden van andere jaren terugkijken. Hoe handig is dat? Is de meterstand bijvoorbeeld aanzienlijk toegenomen in een jaar. Dan kun je dat zo terugzien en hier een rede voor zoeken. Zo kun je dus een hoop kosten besparen!
